12 PASOS PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
Hoy en día la mayoría de las empresas
reconocen la necesidad de Administrar sus proyectos mediante herramientas y
métodos especializados para el manejo de esfuerzos temporales y quizás
novedosos, esto ofrece el crecimiento y éxito de las estrategias del negocio.
1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido.
Muchos proyectos se originan con bases as ideas sueltas o buenos deseos. Nunca
empieces a trabajar de manera desordenada sin tener dirección establecida. Si
el objetivo del proyecto no ha sido suficiente y claramente definido por aquel
que inicia esta ardua tarea, normalmente alguien con mayor jerarquía lo
determinará el proyecto, esto conlleva a que ni la planeación, ni la ejecución
del proyecto deben comenzar aún. Es muy importante establecer por escrito cuál
es la misión del proyecto (producto o servicio), establecer objetivos
específicos y que restricciones se tienen para cumplir. Establece los
beneficios que brindaría al término del mismo, obtén el consenso de los
involucrados a través de experiencia en el área.
2. Fragmenta el proyecto. Muchos proyectos parecen no
tener ni pies ni cabeza, claro, cuando se está gestando la planeación del
mismo. La mejor estrategia de los expertos en administrar proyectos es, “Divide
y vencerás”. Una ves definidos los objetivos, fragmenta o divide de forma
gradual el proyecto en cuatro o cinco partes grandes, a esto comúnmente se le
denominan fases, etapas o partidas. Con esto te permitirá subdividir en
pequeños grupos de trabajo hasta llegar a niveles de de actividades o tareas
específicos.
3. Invierte tiempo en la planeación. Un principio básico
de la Calidad Total y que podemos aplicar a todos los proyectos es precisamente
invertir tiempo en este tema, la planeación. Esto trae un ahorro considerable
en la ejecución, al analizar los proyectos previamente el camino que se a de
seguir y por lo tanto evitar los retrabajos que pueden impactar en costos muy
altos para el proyecto, desviaciones de tiempo y costo. La planeación es
definitivamente más económica que la ejecución misma, pero, al no realizar un plan
bien definido y pensado de acuerdo al escenario del proyecto pudiera llevar a
resultados contrarios.
4. Involucra al equipo de trabajo, tanto la planeación como el control.
Muchos líderes de proyectos cometen el gran error de realizar individualmente
la mayor parte del trabajo administrativo, esto no debe de ocurrir así. Al
compartir y sobre todo involucrar al equipo del proyecto, el trabajo de
planeación y control se enriquece de manera importante ya que son ellos los
usuarios finales que trabajará día a día con aquello que se estableció en el
proyecto y son dueños de los procesos claves que están inmersos al proceso. Por
ellos debe existir, compromiso y entendimiento por parte de los involucrados.
5. Haz que tu equipo de trabajo sea lo más tangible posible.
Contribuye a fomentar el sentido de unidad e identidad en cualquier equipo de
trabajo. El líder de proyecto por consecuencia, deberá de fomentar los canales
alternativos para concretar la sinergia necesaria.
6. Trata de `revenir los problemas antes de que ocurran.
Este tema va de la mano con respecto a la planeación del proyecto, aunque suene
difícil, no lo es tanto pero un buen análisis de los riesgos a los que se
enfrenta un proyecto y su efectiva administración (Evaluación, priorización y
respuesta) minimizan o en algunos casos eliminan por completo, muchos de
contratiempos y problemas a los que el proyecto se pueda enfrentar. La
administración de riesgos en un proyecto se ha convertido en una de las
herramientas más socorridas hoy por hoy, dada la efectividad que agrega a la
tarea de administrar un esfuerzo tan dinámico.
7. Antes de empezar a ejecutar, establece una Línea de Base. El
trabajo de control real de proyectos está basado en el monitoreo constante,
tener indicadores que nos proporcionen los avances establecidos en la
planeación, es decir tener un comparativo de los establecido como ideal
(estándar) con respecto a los avances reales del proyecto. En un proyecto, este
estándar es únicamente el proyecto mismo, es decir la planeación que ser realizó.
Por tanto, es importante poner en alto en la ejecución las premisas
establecidas en la planeación del proyecto. La planeación inicial del proyecto,
contra la cual se va a comparar el desempeño real del mismo y, en caso de
detectar desviaciones, aplicar las medidas correctivas necesarias para regresar
el proyecto a un buen cambio.
8. No perder de vista el objetivo principal, observa los detalles. En
particular tres puntos clave que pudieran causar perder la dirección del
proyecto.
a. Expectativas. Preocuparse
por conocerlas y “empatarlas”, normalmente dentro de una organización existen
muchas diferencias, y algunas son irreales.
b. Estimaciones. Pon mucha
atención a los estimados de tiempo y costo que los miembros de tu equipo o
proveedores te dan, siempre cuestiona y valida los estimados. No des por hecho
nada.
c. Cambios. Principalmente
en el alcance o las especificaciones. Esto puede ser quizás lo que lleve a un
proyecto a perecer generando conflictos, demandas o frustraciones por no
cumplir con el objetivo principal. Los cambios no controlados, analizados,
autorizados y documentados (en estricto orden), estás preparado para un
escenario desastroso.
9. Establece un proceso bien definido para monitorear y controlar tu
proyecto. La tarea más difícil dentro de un proyecto es el
seguimiento mismo de las tareas o fragmentaciones realizadas previamente.
Revisar constantemente el avance del proyecto, la medición de este avance es
subjetiva y no se tiene claro en qué punto del camino nos encontramos y si
efectivamente vamos a llegar al final en el tiempo y al costo planeado. Dicho
lo anterior, es importante establecer un proceso de monitoreo y control muy
claros, además, apegarse a el durante el desarrollo del proyecto. Es mandatario
establecer los factores a medir y en qué puntos aplicaremos acciones
correctivas.
10. Enfoca esfuerzos. Por diversidad de
actividades dentro de la administración de proyectos varios a la vez, lo que da
como resultado en muchas ocasiones es un deficiente seguimiento a la medición
de indicadores de manera puntual. Ante esta situación lo importante es atender
por lo menos, los puntos críticos de un proyecto.
11. Tomate el tiempo necesario para cerrar tu proyecto. Invierte
el tiempo necesario y suficiente para el cierre de un proyecto, es como
invertir tiempo en la planeación. La principal razón para detenerse al final de
un proyecto y hacer un análisis de lo ocurrido, es aprender del mismo para
repetir en proyectos futuros aquello que función, que generó innovación y
porque no también aprender de aquello que no funcionó en el mismo.
12. Utiliza una metodología estándar para la administración de tus
proyectos. La metodología que utilices no es lo importante, pero si
es importante utilizar una. La estandarización es el único camino a largo plazo
que permite a una organización una mejora continua en su desempeño.
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